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美國政府科技報告管理現狀

美國政府科技報告是指美國聯邦政府資助研發活動過程中產生的科技報告,來源單位主要是美國各級政府機構及其合同戶。其中,合同戶包括大學、營利和非營利組織、國家實驗室等。

1、發展歷史

美國政府科技報告工作從1945年第9568號總統令開始有組織的開展,目前已形成世界上規模最大、內容最豐富、管理最完善的國家層面上的科技報告管理體系。美國政府科技報告體系的形成和發展過程大致經歷了前期、雛形期、成型與發展期三個階段。

(1)前期:19世紀后期到20世紀初。在該時期,科研機構逐漸增多,科研隊伍不斷擴大,產生了許多供內部交流使用的科研記錄、文件、總結報告等;科技成果管理工作還比較分散,尚未形成體系;科技報告屬于政府出版物中的一種,公開發行數量不多。1895年,《美國政府出版物月報》將科技報告統一編目并公開出版,標志著科技報告的正式產生。

(2)雛形期:第一次世界大戰開始到第二次世界大戰初期。在此期間,美國大力發展科學技術,成立了國家航空咨詢委員會、國家標準局等機構以保持其科技領先地位;隨著科研經費的增加,研究范圍逐步擴大,科研活動中產生的科技報告逐漸增多;科技報告在美國政府各部門之間已經有了較為廣泛的交流使用。

(3)成型與發展期:第二次世界大戰到今天。1945年,美國成立科技情報出版局,后發展為今天的國家技術信息服務局,專門從事國內外科技報告的收集、管理和服務工作;1946年,成立科學技術信息辦公室負責能源科技報告工作;1951年,成立武裝部隊技術情報局負責軍事科技情報工作;1958年,成立科學技術情報局負責管理航天航空局的科技報告。這些舉措有力地推動了美國政府部門的科技情報工作,使科技報告真正成為國家基礎性戰略資源。

2、發展現狀

美國政府科技報告類型包括專題技術報告、技術進展報告、最終技術報告和組織管理報告等多種類型,覆蓋工業、農業、能源、交通、軍事、航空等幾十個學科。美國政府科技報告體系主要包括國防部AD報告、航空航天局NASA報告、能源部DE報告和商務部PB報告四大科技報告系統(參見圖1)。


圖1 美國政府科技報告體系

(1)PB報告

國家技術信息服務局(National Technical Information Service,簡稱NTIS)隸屬于美國商務部,是美國公開政府科技報告的唯一法定集中收藏單位,負責PB報告及公開發行的AD報告、NASA報告和DE報告的收藏和服務。AD報告、NASA報告和DE報告的管理機構將公開和解密的科技報告,定期移交給NTIS,向政府其他部門和公眾發行。NTIS收集有來自200多個聯邦機構及其他相關機構和國家的科技報告,館藏數量超過300萬份,每年增加約5萬份。

(2)AD報告

國防技術信息中心(Defense Technical Information Center,簡稱DTIC)是美國國防部內部負責獲取、存儲、檢索和分發科技報告的中心機構,每年收藏AD報告約3.3萬篇。AD報告在使用中大致分為公開發行利用的公開科技報告、嚴格限制使用范圍的非保密敏感科技報告和按有關保密規定發行利用的保密科技報告三大類。在實際使用中,AD報告發行范圍又細分為7類。

(3)NASA報告

航天航空信息中心(Center for Aerospace Information,簡稱CASI)負責美國國家航天航空局科技報告的集中收藏、保存和傳播,其數據庫中科技報告記錄已超過360萬條。NASA報告主要分為技術論文、技術備忘錄、合同戶報告、會議出版物、特殊出版物和技術譯文6大系列。NASA報告的使用對象劃分為內部用戶和外部用戶兩部分,其中內部用戶包括國家航空航天局各部門及合同人員,外部用戶主要包括其他政府機構、大學與其他教育機構、商業科技信息提供商等。

(4)DE報告

科學技術信息辦公室(Office of Scientific and Technical Information,簡稱OSTI)是能源部科學辦公室的直屬機構,負責協調能源部的科學技術信息活動和DE報告的集中收藏和管理。DE報告可以大致分為公開信息、公開發行的解密信息、非保密受控制信息、非保密受控制核信息和保密信息五種類型,并分別通過公開信息系統、有存取權限限制的信息系統及保密信息管理系統面向不同的用戶提供服務。

3、政策法規

美國在科技報告的產生、管理和安全使用方面有一整套完善的政策法規體系,分散在科研管理、信息資源管理、信息安全等相關制度之中,按覆蓋范圍可劃分為三個層次:國家級政策法規、部門/行業級規章制度和基層單位規章制度。

(1)國家級政策法規。美國政府通過制定國家級政策法規或多個部門共同遵守的條例和制度,明確聯邦投資產生的各類科技報告提交、共享等要求,明確相關知識產權規定,明確科技報告相關管理部門的職責和職能。例如,美國《國家技術信息法案》規定了國家技術信息服務局作為科學、技術及工程信息的收集、處理和傳播中心的職能;《美國技術卓越法》規定,美國聯邦單位必須及時將聯邦資助研發活動產生的公開科學技術及工程信息傳遞給國家技術信息服務局;《美國聯邦采辦法規》規定,凡承包由聯邦政府撥款資助的科研和生產項目者,都必須向聯邦政府提交合格的科技報告。

(2)部門/行業級規章制度。以國家政策法規為基礎,由各部門/行業根據自身需要和特點制定具體管理政策和辦法。部門/行業級規章制度可以細分為兩方面內容,其一是在相關計劃管理、項目管理、合同管理制度中提出明確的科技報告提交和審查要求,將科技報告制度納入科研管理制度中,確保科技報告的產生和提交;其二是制定專門科技信息制度,明確科技報告的提交范圍、程序、方式、安全管理以及相關部門和人員的職責,確保科技報告的安全管理和交流利用。例如,美國國防部頒發《國防部科技信息計劃實施原則和工作綱要》,航天航空局出臺《科技信息管理規定》和《撰寫、提交和分發NASA科技信息的要求》等文件來規定本部門的科技報告相關管理工作。

在上述兩級法規制度的指導下,各單位根據自身具體情況制定相應的科技報告工作細則。

4.工作流程

美國政府通過啟動科學技術信息計劃,聯合科研管理人員、科技信息人員和科研人員共同開展科技報告工作。美國政府科技報告的收集、管理和服務工作流程大致劃分為五個階段(參見圖2)。

(1)科研管理部門通過合同等方式明確規定需要提交的科技報告類型、數量、內容和格式等。例如美國能源部對財政資助項目,通過在財政援助書中附加《聯邦援助提交報告核查清單》,對提交報告類型和格式等信息予以詳細規定。

(2)項目承擔單位根據合同、協議等要求,按照規定格式和渠道撰寫并提交研發活動產生的科技報告,同時根據有關信息安全規定,在提交信息前對信息敏感性進行判斷,并對密級、知識產權等進行適當標記和處理。

(3)科研管理部門對提交上來的科技報告的密級、分發限制、格式等進行審查,并確保科技報告按要求提交到本部門信息中心。

(4)本部門信息中心對提交上來的科技報告進行集中永久保存,并根據科技報告的分發限制,按照一定的安全利用制度在不同使用范圍內提供服務。

(5)國家技術信息服務局對公開科技報告進行長期保存并提供公開服務。


圖2 美國政府科技報告工作流程

5.交流使用

美國政府科技報告實行分類分級交流服務模式,在方式上大致劃分為公開科技報告的交流使用、受限科技報告的交流使用和保密科技報告的交流使用。

(1)公開科技報告。美國采用多種方式提供公開科技報告的交流使用,例如,國家技術信息服務局通過交換收藏其他國家政府及研究單位的科技報告擴大收藏范圍,各部門信息中心通過本系統網站提供科技報告服務等。

(2)受限科技報告。一般只對本部門和其他政府機構人員及其合同戶提供服務。科技報告收藏機構配合科研管理部門對使用者身份、使用權限進行審批和審查,并通過IP地址、密碼控制等方式進行管理。

(3)保密科技報告。一般通過專門的渠道進行集中管理和服務,例如,能源部保密科技報告通過專門的能源保密信息管理系統提供服務。

6、管理特點

美國政府科技報告管理實踐具有以下顯著共性特點:

(1)以政府為主導推動科技報告體系的建立

美國政府部門在科技報告體系建設過程中發揮著重要的主導作用。首先,將科技報告作為國家戰略資源進行管理,通過建立一系列政策法規和規章制度來規范科技報告的產生、收集、管理和交流利用,科技報告工作成為政府強制行為。其次,對科技報告工作相關機構設置、運行機制、資金來源等予以明確規定。

(2)將科技報告工作納入科研管理程序

美國將科技報告工作納入科研管理部門的戰略管理規劃、信息管理計劃之中。首先,各計劃管理部門通過修訂或完善本部門的制度、辦法,明確每個項目產生和提交科技報告的數量、類型和時限等;其次,制定專門制度細化科技報告的提交流程、規范以及相應的安全交流利用程序和方法等。第三,通過健全的組織機構和人員設置保證制度的落實和科技報告的提交。

(3)對科技報告編寫、知識產權與共享有明確規定

美國在科技報告編寫上有較為嚴格的規范要求,有統一的編寫格式和連續的編號規則。每篇科技報告都有永久不變的編號,有完整的元數據信息,包括科技報告描述信息、載體信息及發布權限管理信息等。在知識產權和使用方面,美國規定科技報告產權屬于聯邦政府或項目投資者,并建立了統一的密級管理及使用辦法。

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